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O Professional

Software di gestione del laboratorio di farmacia

GESTIONE ACQUISTI



H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p4 STORICO ACQUISTI SOSTANZE E CONTENITORI

Dal pulsante di gestione degli acquisti del menu generale la prima funzione disponibile è quella di storico degli acquisti effettuati e delle proposte d’ordine inviate o da inviare al fornitore.
Da quì è possibile ricercare qualsiasi acquisto o proposta d’ordine.

Con il pannello di tipo è possibile filtrare la visualizzazione degli acquisti tra ordini effettuati e ordini in sospeso.

Il colore del simbolo di € alla sinistra del nome del fornitore può essere:
giallo-blu H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p5 se l’ordine risulta già caricato in magazzino (acquisto);
rosso-giallo H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia se l’ordine è una proposta d’ordine in sospeso, ovvero non ancora inviata al fornitore.
verde-giallo se l’ordine è una proposta d’ordine inviata al fornitore e per la quale si attende la consegna della merce;

 Il fornitore inventario è un fornitore di comodo utilizzato quando non si ha conoscenza del fornitore effettivo: per esempio nel carico immediato.
E’ anche possibile filtrare l'archivio degli ordini e acquisti in base  alla data, allo stato di invio,  allo stato di carico,  al fornitore.

Una ulteriore opzione filtro è quella che separa le sostanze dai contenitori.

Utilizzando il pulsante di strumenti   è possibile creare un nuovo ordine di acquisto o anche accedere alla funzione di stampa: acquisti.
Il pulsante di anteprima H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p6 consente di visualizzare le sostanze inserite nell’ordine selezionato.

Facendo doppio click sull’ordine selezionato si aprirà la scheda d’ordine.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p7 NUOVO ACQUISTO SOSTANZE E CONTENITORI

Con questa funzione si inseriscono i nuovi acquisti e le proposte d’ordine delle sostanze e dei contenitori.
Nell’area a contorno rosso si trova l’elenco delle sostanze e dei contenitori in ordine.
Nell’area a contorno blu si trovano i dettagli dell'acquisto della riga selezionata.

Per l’inserimento di una proposta d’ordine i campi da compilare nella scheda d’ordine sono:
  • l’elenco delle sostanze e/o contenitori (riquadro rosso)
  • le quantità e i pezzi corrispondenti ad ogni voce dell’elenco (riquadro blu)
  • il nome del fornitore (riquadro verde)

Per inserire un fornitore fare click due volte sulla casella: dall’archivio fornitori e listini selezionare un fornitore e assegnare.

Con il pulsante inserisci è possibile aggiungere una sostanza o un contenitore alla proposta d’ordine

Con l’apertura della finestra di ricerca rapida, le sostanze vanno digitate e scelte una per volta , doppio click per accettare la scelta.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p8

Per ogni sostanza si dovranno specificare i dati di acquisto (peso,  prezzo, ecc)
In fase di carico, quando l'ordine è stato consegnato, si potranno aggiungere i dati del lotto (numero, scadenza ecc)
Per fare altre operazioni sull'ordine di acquisto è necessario confermare i dati tramite il pulsante conferma H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia

Per ogni riga presente in ordine è possibile accedere a funzioni di controllo, tramite il pulsante dettagli

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p9

Attraverso la funzione di salva o carica, scegliendo salva come proposta si registrano i dati della proposta che sono così pronti per essere inviati al fornitore.
Attraverso la funzione di strumenti H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmaciasulla scheda d’acquisto si può:
usare il carico automatico da file, per importare l’elenco di sostanze/contenitori ordinati direttamente da un file esterno;
usare unisci gli ordini, per unire due proposte d’ordine per lo stesso fornitore;
selezionare ordine: stampa o invia per email, per stampare l’ordine da inviare al fornitore.

Se nella scheda del fornitore è stata specificata una email è anche possibile inviare l'ordine direttamente via email come allegato.
 
Con una spunta su inviato la proposta d’ordine passa dallo stato proposta d’ordine in sospeso allo stato proposta d’ordine inviata al fornitore: questo avviene anche automaticamente quando si invia l’ordine via email tramite la funzione ordine: stampa o invia per email.

Con il simbolo di elimina la riga corrente H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - p10 del documento (riquadro blu) si elimina la sostanza selezionata dall'ordine.
Se l’ordine risulta già caricato e quindi ad ogni flacone di sostanza è stato assegnato un numero, eliminando il flacone quel numero non potrà più essere recuperato.

E' sempre possibile modificare un ordine di acquisto, anche se già caricato.

SCHEDA ACQUISTO: CARICARE UN ORDINE

Per caricare un ordine in magazzino è necessario inserire i dati della documento di trasporto (riquadro verde) e delle sostanze (nel riquadro blu) :
  • il nome del fornitore
  • la data del carico (generata automaticamente)
  • il numero del documento di trasporto e la sua data
  • i prezzo e le quantità delle materie prime
  • il lotto
  • la data di confezionamento
  • la data di scadenza


Al termine dell’introduzione dei dati della merce caricata in magazzino, con salva o carica, selezionando carico ordine si registra il carico.
 
A questo punto ad ogni confezione di sostanza il programma assegnerà un numero progressivo.
Si procede quindi a:
1) stampare la scheda tecnica di acquisto
2) stampare le etichette flacone, da applicare sui flaconi delle sostanze caricate e recanti tutte le informazioni precedentemente inserite. Il formato di queste etichette è un formato speciale.


Con la scheda tecnica di acquisto si inseriscono i dati di controllo qualità per l’accettazione della merce in ingresso, dati che possono provenire dai certificati di analisi oppure essere saggiati direttamente in laboratorio all’arrivo della merce.
Questo documento deve essere stampato e firmato dal responsabile incaricato di supervisionare il lavoro.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a1 STORICO SCHEDE DI ACQUISTO

Lo storico dei schede d’acquisto permette di visualizzare lo storico delle schede tecniche di acquisto in ordine di arrivo.
Si può filtrare la ricerca per stato di accettazione e stampa, per nome, numero del flacone e lotto, per data.
Si possono modificare e inserire dati ma soltanto modificando l’ordine di origine.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a2 SITUAZIONE PROPOSTE ORDINI

Con questa funzione si ha la possibilità di avere una panoramica degli ordini in corso classificati in ordine alfabetico per sostanza, a differenza dello storico acquisti in cui gli ordini vengono visualizzati per fornitore.
Da questa posizione è possibile modificare le quantità, il fornitore e il numero delle confezioni della sostanza.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a3 RICHIESTA QUOTAZIONE A FORNITORE

Tutta la procedura si compone di 3 passaggi.

1. Nell’area richieste vengono inserite le sostanze ed i contenitori per i quali si intende richiedere una quotazione. Cliccando sulla riga della sostanza/contenitore inserito è possibile associare i fornitori e la quantità da richiedere. Una volta inseriti i dati, fare click su conferma. Per finalizzare la richiesta, passando con il cursore su crea richieste sarà visibile l’elenco dei fornitori inseriti a cui richiedere la quotazione. Selezionando un fornitore dall’elenco, fare click su richiesta di quotazione. Nell’elenco creato saranno presenti tutte le sostanze/contenitori per le quali è necessario richiedere una quotazione.


Il documento viene creato e visualizzato.
Può essere stampato ed inviato via FAX, salvato ed inviato via email oppure inviato via email direttamente.

Nel caso di invio diretto sarà necessario specificare origine e destinazione del messaggio.
Per l'invio sarà usato il server di posta di h2oprofessional ed una copia della email sarà inviata alla farmacia mittente. Naturalmente è necessaria la connessione in rete.

2. A questo punto, nell’area quotazioni si possono inserire le quotazioni ricevute andando a specificare per ogni sostanza/contenitore il taglio, il costo e la scadenza. Eventuali note potranno essere aggiunte. E' possibile inserire il costo di diversi tagli per ogni sostanza o contenitore di cui si è ricevuta la quotazione. Alcune quotazioni diventeranno obsolete con il passare del tempo ed è possibile eliminarle impostando una data limite. Notare che in questa area vengono elencate le sostanze/contenitori raggruppate per fornitore.

 

E' possibile inserire il prezzo netto di diversi tagli per ogni sostanze o contenitore di cui si è ricevuta la quotazione. Alcune quotazioni diventeranno obsolete con il passare del tempo ed è possibile eliminarle in base ad una data limite.


E' possibile ripetere la richiesta di quotazione : in questo caso la richiesta da ripetere si ritroverà in area richieste.

Notare che in questa area vengono elencate le sostanze/contenitori raggruppate per fornitore.

 

3. Nell’area ordini si trova il riepilogo, visualizzato per sostanza, delle quotazioni inserite fino a quel momento.Questa parte rappresenta anche uno storico di tutte le quotazioni ricevute ed è visualizzabile anche dal pannello storico acquisti.

Il sistema evidenzia le quotazioni migliori in base a :

  • prezzo unitario

  • data della quotazione

  • taglio

In ordine ha la precedenza un prezzo unitario minore , una quotazione più recente , un taglio più piccolo.

Effettuata la scelta delle sostanze/contenitori da ordinare si procede con la creazione delle proposte d'ordine.

Ogni proposta d'ordine verrà poi gestita autonomamente


H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a4 SITUAZIONE GIACENZE E SCADENZE

Con questa funzione si ha la possibilità di raggruppare i flaconi delle sostanze secondo il criterio che li accomuna.
Per produrre l'elenco desiderato sarà necessario selezionare il filtro e poi scegliere visualizza.
I possibili filtri applicabili sono :
Sotto-scorta Elenca i flaconi per cui la giacenza è inferiore alla scorta minima. Nel calcolo della giacenza può essere omesso il calcolo dell'errore di pesata.
Da smaltire Elenca i flaconi per cui la data di non disponibilità è trascorsa da più di 6 mesi (parametro modificabile in strumenti:preferenze).
Da cancellare Elenca i flaconi che non hanno più riferimenti nello storico del registro preparazioni e che sono pertanto cancellabili.
Lotti in scadenza entro giorni  Elenca i flaconi che hanno la data di scadenza entro i prossimi nnn giorni.
Lotti già scaduti da giorni  Elenca i flaconi per cui la data di scadenza è avvenuta nei precedenti nnn giorni.
Lotti non disponibili da giorni  Elenca i flaconi per cui lo stato di non disponibilità è presente da nnn giorni.
Lotti acquistati negli ultimi giorni  Elenca i flaconi per cui la data di acquisto è riferita ai precedenti nnn giorni.

Dall'elenco possono essere filtrati anche i flaconi disponibili e non disponibili e quelli con giacenza e senza giacenza spuntando le caselle corrispondenti. Effettuando la ricerca secondo i criteri specificati apparirà una griglia composta da:
- elenco delle sostanze (riquadro rosso);
- elenco dei flaconi per sostanza (riquadro blu).

Con la griglia creata, è possibile, per ogni singola sostanza selezionata, modificare lo stato di disponibilità di un flacone, cambiare il flacone preferenziale, attribuire lo stato di flacone smaltito, aprire la scheda anagrafica della sostanza, lo storico flacone, la scheda tecnica di acquisto, la stampa delle etichette flacone.

Per l’intero gruppo delle sostanze nell’elenco, con il pulsante  azioni, si può invece eseguire un inserimento delle scorte minime e massime, per ogni sostanza parallelamente oppure una creazione multipla di proposte d’ordine, per ogni sostanza parallelamente.

Al termine, con il pulsante di creazione ordini verranno create tante proposte d'ordine quanti sono i fornitori diversi specificati.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a5 MONITOR FLACONI

Con questa funzione si ha la possibilità di fare un controllo dello stato delle sostanze in magazzino monitorando:
  • le sostanze da rititolare
  • le sostanze in scadenza
  • i flaconi in esaurimento
  • i flaconi da smaltire
  • i flaconi da cancellare
  • le sostanze non utilizzate da più di 180 giorni
  • i flaconi senza data
  • le sostanze che hanno un margine di guadagno negativo
Alcune di queste funzioni di controllo sono applicabili anche ai contenitori, ai preparati in scala ridotta e agli intermedi di lavorazione. Gli elenchi generati possono essere salvati e stampati con la funzione esporta.

 H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a6 INVENTARIO SEMPLIFICATO

Questa funzione serve a fare l’inventario del magazzino, in due modi:
se si è nello stadio di creazione di una gestione del magazzino, coninventario iniziale per sostanza, si possono inserire le giacenze e i dati di acquisto di ogni flacone in dotazione;
se si è nello stadio di controllo periodico della gestione del magazzino, con inventario periodico per flacone si può controllare la corrispondenza per ogni flacone di sostanza della giacenza effettiva con quella presente su H2O Professional

INVENTARIO SEMPLIFICATO: INVENTARIO INIZIALE PER SOSTANZA

Questa funzione, si presenta con l’apertura di un griglia costituita dall’elenco delle sostanze presenti in archivio e dai campi di inserimento per i dati di inventario.
Facendo doppio click sui campi di inventario (celle a sfondo bianco) si entra in modalità modifica e si potranno inserire:
  • Giacenza
  • Prezzo acquisto netto al grammo e iva
  • Lotto e scadenza
  • Titolo
  • Scorta minima e massima

Facendo click sull’intestazione delle colonne grigie la tabella verrà ordinata in ordine crescente o decrescente.
Al termine delle operazioni di inserimento, facendo click sul pulsante di esecuzione aggiunge in carico le quantità, verranno inserite in carico tutte le sostanze previste.
Questa funzione non sostituisce le giacenze, ma aggiunge in carico nuove quantità, viene infatti creato un ordine, e subito caricato, al fornitore di comodo inventario.

INVENTARIO SEMPLIFICATO: INVENTARIO PERIODICO PER FLACONE

Questo modulo consente di variare la giacenza di ogni singolo flacone.
Ogni variazione, positiva o negativa, viene registrata nello storico del flacone.
Nella griglia vengono mostrati tutti i flaconi presenti in magazzino e per ognuno la giacenza attuale. E' possibile quindi digitare la giacenza fisica reale nella colonna effettivo del flacone di sostanza per allineare l'archivio.
La colonna [+/-] mostra la differenza in peso tra le due giacenze.
E' possibile anche inserire in note una motivazione per la variazione di giacenza.
Completate le correzioni di giacenza si deve prestare attenzione nel salvare i dati registrati con il pulsante modifica le giacenze.

H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a7 STORICO FLACONI

Questo modulo ha la funzione di dettagliare le operazioni effettuate con un flacone di sostanza, dal momento dell’acquisto alla fine del suo utilizzo.
A questa funzione si può accedere anche dalla scheda anagrafica della sostanza, nel pannello degli acquisti.

Nella finestra di storico flacone per cercare si deve inserire il numero del flacone cercato o il suo mnemo e si deve fare click su storico flacone.
In aggiunta, inserendo la spunta su controllo movimenti è possibile controllare che la movimentazione sulla scheda anagrafica della sostanza coincida con quella di scarico in formula.




H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a8 UBICAZIONI

Con questo comando si visualizzano tutte le voci di ubicazione che sono state inserite in H2O Professional.
Nell’area sinistra sono elencati i nomi delle ubicazioni e, cliccando su una delle voci, nell’area destra saranno elencati tutti i flaconi presenti nell’ubicazione selezionata.
Si può impostare la ricerca di un’ubicazione anche per nome della sostanza/mnemo/flacone ubicato.
Con la funzione  strumenti H2O professional - software di gestione del laboratorio galenico di farmacia - a9è possibile inserire, rinominare, eliminare e unificare le ubicazioni.
© Dott. Flavio Bosco
H2O Professional: manuale: acquisti